שאלות נפוצות

המערכת מתאימה לוועדי גנים, ועדי כיתות, ועדי שכבות, הנהגות הורים מוסדיות וקבוצות הורים שמנהלות תקציב, תשלומים, אירועים ומשימות. ניתן להשתמש בה הן בקבוצה קטנה של עשרות משפחות והן במסגרת בית ספרית רחבה עם מאות או אלפי תלמידים.

המערכת נבנתה מתוך גישה של הרשאות מצומצמות ושמירה על מידע אישי. רק משתמשים מורשים יכולים לצפות בפרטי קשר, נתוני תשלום ודוחות, ומומלץ להגדיר לכל בעל תפקיד את רמת הגישה הנחוצה לו בלבד.

המערכת מרכזת את דרישות התשלום, הסטטוסים והמעקב. ההורים יכולים לשלם בביט, בפייבוקס, בהעברה בנקאית או בדרך אחרת שקבע הוועד, והגזבר מעדכן או מאשר את התשלום במערכת.

לא. המערכת פועלת דרך הדפדפן בטלפון, בטאבלט או במחשב. אפשר לפתוח אותה מקישור שנשלח בוואטסאפ, לשמור קיצור דרך במסך הבית ולהשתמש בה כמעט כמו באפליקציה.

הוועד היוצא יכול להעביר הרשאות לחברי הוועד הנכנס באופן מסודר. התקציבים, התנועות, המסמכים, רשימות ההורים והיסטוריית הפעילות נשמרים, כך שאין צורך להתחיל מחדש או לחפש מידע בקבוצות וואטסאפ ישנות.

כן. ניתן לקבל סיוע בתפעול המערכת, בהגדרת הקבוצה, בייבוא נתונים ובהפקת דוחות. בנוסף, מומלץ לשלב במערכת מרכז עזרה עם מדריכים קצרים לפעולות הנפוצות.

ברוב המקרים אפשר להקים קבוצה בסיסית בתוך זמן קצר: מזינים את פרטי המסגרת, מוסיפים הורים או תלמידים, מגדירים בעלי תפקידים ויוצרים את דרישת התשלום הראשונה. ככל שהנתונים מוכנים מראש, ההקמה מהירה יותר.

כן. ניתן ליצור מבנה היררכי של בית ספר, שכבות וכיתות, ולהעניק הרשאות שונות לכל ועד. הנהלה מרכזית יכולה לקבל תמונת מצב רחבה בלי לחשוף לכל משתמש מידע שאינו רלוונטי אליו.

כן. ניתן לשייך כמה תלמידים לאותו הורה או לאותה משפחה. כך ההורה מקבל תמונה מרוכזת של הדרישות, האירועים והעדכונים הרלוונטיים לכל ילד.

כן. ניתן להוסיף תלמיד או משפחה חדשה בכל שלב, לשייך אותם לכיתה ולהגדיר אילו תשלומים או פעילויות חלים עליהם. המערכת מאפשרת לשמור על הרשימה מעודכנת לאורך השנה.

כן, במערכת מתקדמת מומלץ לאפשר ייבוא מקובץ Excel או CSV. הייבוא חוסך הקלדה ידנית ומאפשר להתחיל לעבוד במהירות עם רשימות קיימות.

בדרך כלל נדרשים שם המסגרת, שנת הלימודים, שם הכיתה או השכבה, פרטי בעלי התפקידים ורשימת ההורים או התלמידים. אפשר להתחיל במידע בסיסי ולהשלים פרטים בהמשך.

לא מומלץ לאסוף מידע שאינו נחוץ לפעילות הוועד. ברוב המקרים שם, טלפון, דוא"ל ושיוך לתלמיד מספיקים, בהתאם לצורכי הקבוצה ולמדיניות הפרטיות שלה.

כן. משתמש שמכהן בכמה ועדים יכול לעבור בין קבוצות שונות מתוך אותו חשבון, בלי לפתוח משתמש חדש לכל כיתה או מסגרת.

מגדירים את שם הגבייה, הסכום, מועד התשלום, הקבוצה הרלוונטית והסבר קצר על מטרת הכסף. לאחר השמירה ניתן להפיץ קישור להורים ולעקוב אחר הסטטוס.

כן. ניתן לקבוע סכום אחיד לכל הקבוצה או להתאים סכום למשפחה מסוימת, למשל במקרה של הצטרפות מאוחרת, הנחה, זיכוי או השתתפות חלקית.

כן. אפשר ליצור כמה דרישות תשלום עם מועדים שונים או להגדיר תשלום בשלבים. כך ניתן להקל על משפחות ולנהל גבייה לאורך השנה.

כן. לכל דרישת תשלום ניתן להגדיר תאריך יעד. המועד מופיע להורים ומסייע לוועד לדעת מתי לשלוח תזכורת או לבצע מעקב אישי.

כן. אחד היתרונות המרכזיים הוא היכולת לסנן את רשימת החייבים ולפנות רק אליהם, במקום לשלוח הודעות כלליות לכל הקבוצה.

כברירת מחדל מומלץ שכל הורה יראה רק את הסטטוס שלו. בעלי תפקידים מורשים יכולים לצפות בתמונה המלאה, בהתאם להגדרות הפרטיות של הקבוצה.

הגזבר מאתר את המשפחה, בוחר את דרישת התשלום ומעדכן את הסטטוס לשולם. ניתן גם להוסיף תאריך, הערה או אסמכתה לצורך התאמה עתידית.

כן. אפשר לאפשר להורה ללחוץ על כפתור 'שילמתי' ולהוסיף פרטים או אסמכתה. לאחר מכן הגזבר מאמת את התשלום ומאשר אותו סופית.

כן. אפשר לצרף צילום מסך, אישור העברה או קבלה לתשלום. מומלץ להימנע מהעלאת מידע בנקאי רגיש שאינו נחוץ.

כן. הגזבר יכול להזין תשלום במזומן ולציין מי קיבל אותו, באיזה תאריך ומה הסכום. כך גם תשלומים שאינם דיגיטליים מתועדים במערכת.

כן. ניתן להזין סכום ששולם חלקית ולהציג את היתרה שנותרה. הדבר שימושי כאשר משפחה משלמת בכמה פעימות או כאשר בוצע קיזוז.

כן. ניתן לעדכן סכום מותאם, הנחה, פטור או סבסוד באופן דיסקרטי. מומלץ להגביל את הגישה למידע זה לבעלי תפקידים מצומצמים.

המערכת יכולה לתעד החזר, זיכוי או קיזוז מול תשלום עתידי. ביצוע ההעברה בפועל נעשה באמצעי התשלום שבו הוועד משתמש.

אם המערכת אינה מערכת הנהלת חשבונות או סליקה, היא יכולה להפיק אישור פנימי על רישום תשלום אך לא בהכרח קבלה חשבונאית. יש להתאים את הנוסח והמסמכים לאופן הפעילות ולדרישות הדין.

כאשר התשלום מתבצע מחוץ למערכת בביט, פייבוקס או העברה בנקאית, אין עמלת סליקה מצד המערכת. אם תתווסף סליקה ישירה, העמלות יוצגו בהתאם לספק הסליקה ולחבילה.

כן. לוח הבקרה מציג כמה כסף נדרש, כמה התקבל, כמה נותר לגבות ומה שיעור ההשלמה. הנתונים מתעדכנים לפי התשלומים שאושרו.

כן. ניתן להציג או לייצא את רשימת המשפחות שטרם שילמו, כולל סכום, מועד ופרטי קשר, בכפוף להרשאות.

ניתן להגדיר תזכורות והודעות בהתאם ליכולות החבילה. במקרים שבהם אין שליחה אוטומטית, המערכת יכולה להכין נוסח וקישור להפצה מהירה בוואטסאפ או בדוא"ל.

פותחים תקציב לשנת הלימודים, מגדירים יתרת פתיחה, הכנסות צפויות וסעיפי הוצאה. לאורך השנה מעדכנים תנועות ומשווים בין התכנון לביצוע.

כן. אפשר ליצור סעיפים כגון מתנות, מסיבות, טיולים, ציוד, רווחה, אירוח וספקים. החלוקה מקלה על הבקרה ועל הצגת דוח שקיפות.

כן. לכל אירוע אפשר להגדיר מסגרת תקציב, הכנסות והוצאות. בסיום האירוע ניתן לראות אם נותרה יתרה או נוצרה חריגה.

בוחרים סעיף תקציבי, מזינים סכום, תאריך, ספק, אמצעי תשלום ותיאור. מומלץ לצרף קבלה או חשבונית כדי לשמור תיעוד מלא.

כן. ניתן לצרף קבצים או תמונות לכל הוצאה. כך המסמכים נשמרים לצד התנועה ואינם הולכים לאיבוד בוואטסאפ או במייל.

כן. ניתן לשמור שם ספק, פרטי קשר, תחום פעילות, מסמכים והערות. הדבר מקל על קבלת הצעות מחיר ועל עבודה חוזרת עם ספקים מוכרים.

כן. ניתן להגדיר תהליך שבו חבר ועד יוצר בקשה והגזבר או היו"ר מאשרים אותה. האישור מסייע למנוע הוצאות לא מתואמות.

המערכת יכולה להשוות בין התקציב המתוכנן להוצאות בפועל ולהציג חריגות. כך ניתן להגיב בזמן ולא רק בסוף השנה.

כן. היתרה מחושבת לפי יתרת הפתיחה, התשלומים שאושרו, ההוצאות, ההחזרים והזיכויים שהוזנו.

כן. ניתן להפריד בין קופת כיתה, קופת שכבה, אירוע מיוחד או פרויקט. כל קופה יכולה לקבל הרשאות ודוחות משלה.

כן. ניתן לנעול שנה שהסתיימה, להפיק דוח מסכם ולהעביר יתרה לשנה הבאה. הנעילה מונעת שינוי מקרי בנתונים היסטוריים.

ניתן להפיק דוחות גבייה, חובות, הכנסות, הוצאות, תקציב מול ביצוע, תנועות לפי תקופה ודוח שקיפות להורים.

כן. ייצוא ל-Excel או CSV מאפשר לבצע בדיקות נוספות, להעביר מידע לרואה חשבון או לשמור גיבוי מקומי.

כן. דוחות שקיפות להורים יכולים להציג סכומים מצטברים בלי לחשוף מי שילם, מי קיבל הנחה או מי עדיין חייב.

כן. יומן פעילות יכול לתעד מי הוסיף, שינה או אישר תשלום, הוצאה או הרשאה. תיעוד זה חשוב לבקרה ולהעברת תפקידים.

שינויים מהותיים יכולים להישמר ביומן פעילות, ובמקרים מסוימים ניתן לתקן או לשחזר נתונים. מומלץ להימנע ממחיקה מוחלטת של תנועות כספיות.

כן. ניתן ליצור דוח מסכם המציג כמה נגבה, על מה הוצא הכסף ומה היתרה, בלי לחשוף מידע אישי או פרטי.

כן. ניתן ליצור אירוע, לקבוע תאריך ומקום, לצרף תקציב, משימות, ספקים, מסמכים ורשימת משתתפים.

כן. הורים יכולים לאשר הגעה עבור ילדיהם, לעדכן מספר משתתפים ולהוסיף הערה רלוונטית.

כן. ניתן ליצור משימות, להגדיר אחראי, תאריך יעד וסטטוס. כך ברור מי מזמין כיבוד, מי מטפל בקישוטים ומי מתקשר עם הספק.

כן. אפשר לצרף הצעות מחיר, תוכניות, אישורים, רשימות ציוד וקבצים נוספים במקום אחד.

כן. אפשר ליצור פרויקט או אירוע לכל מתנה, לנהל גבייה, תקציב, הצעות, משימות והוצאה סופית.

כן. לוח שנה מרכז אירועים, מועדי תשלום, פגישות ותאריכי יעד. ניתן להציג אותו לפי חודש או רשימה.

כן. אפשר לקבוע מועד, לצרף סדר יום, משימות, מסמכים וסיכום החלטות.

כן. ניתן לשמור פרוטוקול קצר, החלטות, אחראים ותאריכי ביצוע. כך נשמר זיכרון ארגוני גם לאחר החלפת הוועד.

אפשר לשלב הצבעה או סקר קצר בנושאים כמו בחירת פעילות, תקציב או מועד. מומלץ להגדיר מראש מי רשאי להצביע ומתי ההצבעה נסגרת.

ניתן להגדיר תפקידים כגון יו"ר, גזבר, חבר ועד, מנהל שכבה, מנהל בית ספר והורה. לכל תפקיד ניתן להקצות הרשאות שונות.

כן. ניתן למנות כמה בעלי תפקידים, כך שהמערכת אינה תלויה באדם אחד. מומלץ להגדיר לפחות שני מנהלים לצורך רציפות.

כן. לדוגמה, הגזבר יכול לנהל תשלומים והוצאות, בעוד היו"ר מנהל משתמשים, אירועים והודעות. ההרשאות ניתנות להתאמה.

כן. הורה יכול לעדכן טלפון, דוא"ל ופרטים רלוונטיים, בכפוף למדיניות האימות של המערכת.

כן. מנהל מורשה יכול להשבית גישה של משתמש שעזב את הוועד או שאינו אמור להיכנס עוד למערכת.

במערכת שמטפלת במידע כספי ואישי מומלץ לאפשר אימות דו-שלבי, לפחות לבעלי הרשאות ניהול וגזברות.

המשתמש בוחר 'שכחתי סיסמה' ומקבל קישור מאובטח לדוא"ל או לטלפון שהוגדר בחשבון.

משביתים את הרשאתו, מעבירים משימות פתוחות וממנים בעל תפקיד חדש. ההיסטוריה של הפעולות שביצע נשמרת לצורך בקרה.

המידע שהוזן עבור הקבוצה שייך למסגרת או לוועד בהתאם להסכם השימוש. ספק המערכת משמש כפלטפורמה לניהול ואינו אמור לעשות שימוש מסחרי בפרטי ההורים.

מומלץ שהתקשורת למערכת תוצפן ושמידע רגיש יישמר באמצעי הגנה מתאימים. יש לפרט את אמצעי האבטחה במסמכי המערכת ולא להסתמך רק על סיסמה.

מערכת פעילה צריכה לכלול גיבויים תקופתיים ותהליך שחזור. מומלץ להגדיר גם אפשרות ייצוא כדי שהוועד יוכל לשמור עותק של נתוניו.

מנהל מורשה יכול לבקש סגירה ומחיקה בהתאם למדיניות השמירה, לחובות משפטיות ולתקופת הגיבוי. לפני מחיקה מומלץ להפיק דוח ועותק של מסמכים חשובים.

יש להפעיל את המערכת בהתאם לחוקי הפרטיות החלים, לצמצם איסוף מידע, לקבוע הרשאות ולפרסם מדיניות ברורה. במקרה של מידע רגיש או מאגר גדול מומלץ לקבל ייעוץ משפטי מתאים.

יש לשמור רק מידע נחוץ, לאפשר גישה מוגבלת ולהימנע מהעלאת מידע רפואי, חינוכי או רגיש שאינו דרוש. מומלץ לקבל הסכמה ולעבוד לפי מדיניות המסגרת.

כן. ספר הטלפונים יכול להיות מוגבל לבעלי תפקידים, או להציג פרטים רק כאשר קיימת הסכמה מתאימה.

מערכת ועד הורים אינה אמורה להשתמש בפרטי ההורים לצורך פרסום ללא הסכמה מפורשת. יש להפריד בין הודעות שירות לבין מסרים שיווקיים.

כן. מנהל מורשה יכול לייצא רשימות, תנועות, דוחות ומסמכים בפורמטים מקובלים, בהתאם להרשאות ולמדיניות המערכת.

כן. הממשק מותאם למסכים ניידים ומאפשר לבצע פעולות נפוצות כמו בדיקת סטטוס, אישור תשלום, הוספת הוצאה וצפייה באירועים.

כן. שימוש במחשב נוח במיוחד לייבוא רשימות, ניהול תקציב, צפייה בדוחות ועבודה עם מסמכים.

כן. הממשק מיועד לעבודה בעברית, כולל יישור מימין לשמאל, תאריכים, סכומים ושדות מותאמים.

ניתן להוסיף תמיכה באנגלית או שפות נוספות בהתאם לגרסת המערכת. הדבר שימושי בקבוצות שבהן חלק מההורים אינם דוברי עברית.

לא. הפעולות המרכזיות בנויות בצורה פשוטה וברורה. מומלץ להתחיל באשף הקמה קצר ולפעול לפי ההדרכות במערכת.

מומלץ להשתמש בגרסה עדכנית של Chrome, Edge, Safari או Firefox. דפדפנים ישנים עלולים להציג חלק מהמסכים באופן לא תקין.

מומלץ לרענן את הדף, לבדוק את החיבור לאינטרנט ולנסות דפדפן עדכני. אם התקלה נמשכת, שולחים לתמיכה צילום מסך ותיאור קצר.

כן. בדפדפן בטלפון ניתן לבחור 'הוסף למסך הבית' ולקבל אייקון שמוביל ישירות למערכת.

המערכת מבוססת ענן ולכן רוב הפעולות דורשות חיבור לאינטרנט. ניתן לשמור חלק מהמידע באופן זמני רק אם קיימת תמיכה ייעודית במצב לא מקוון.

כן. ניתן לקיים הדרכה קצרה, להעביר מדריך מסודר או להשתמש בסרטוני ההדרכה. מומלץ לבצע את ההעברה יחד עם הוועד היוצא.

ניתן להציע סביבת הדגמה או תקופת ניסיון כדי להכיר את המערכת לפני הזנת מידע מלא. מומלץ להשתמש בנתוני דוגמה בלבד.

מייצאים את הרשימות והנתונים לקובץ, ממפים את השדות ומייבאים אותם למערכת החדשה. מסמכים היסטוריים ניתן לצרף באופן מרוכז.

כן. לפני תחילת העבודה האמיתית ניתן לנקות את סביבת ההדגמה או לפתוח קבוצה חדשה וריקה.

כן. ניתן להציג את שם הגן, הכיתה, השכבה או בית הספר, ובחלק מהחבילות גם להוסיף לוגו וצבעים.

ניתן להוסיף שדות מותאמים, שאלות וטפסים לפי הצורך, למשל רגישויות, אישורי הגעה או העדפות לאירוע.

מודל התמחור יכול להיקבע לפי קבוצה, מוסד, מספר תלמידים או חבילה. מומלץ להציג מראש מה כלול ומה כרוך בתשלום נוסף.

תנאי ההתקשרות נקבעים לפי החבילה. מומלץ לאפשר לוועד להבין מראש את תקופת ההתחייבות, תנאי הביטול והגישה לנתונים לאחר סיום השירות.

לפני סיום השירות ניתן לייצא דוחות ונתונים. לאחר מכן החשבון נסגר או הופך לקריאה בלבד לתקופה מוגדרת, בהתאם לתנאי השירות.

בדרך כלל שיפורי אבטחה, תיקוני תקלות ועדכוני תשתית כלולים בשירות. פיתוחים ייחודיים או התאמות מורכבות עשויים להיות מתומחרים בנפרד.

כן. ניתן להעביר בקשת פיתוח ולתאר את הצורך. הבקשה תיבחן לפי התאמתה למוצר, היקף העבודה וסדרי העדיפויות.

לא. המערכת מנהלת מידע, מעקב ודיווח, אך הכסף נשמר באמצעי התשלום או בחשבון שבחר הוועד.

לא בהכרח. היא מספקת כלי ניהול ובקרה לוועד, אך אינה מחליפה ייעוץ חשבונאי, דיווח מס או מערכת הנהלת חשבונות כאשר אלה נדרשים.

כן. אפשר להעניק הרשאת צפייה מוגבלת לדוחות ולמסמכים, בלי לאפשר שינוי נתונים או גישה למידע שאינו נחוץ.

כן. ניתן לנהל מעקב גם כאשר הגבייה נעשית באפליקציית תשלום או בדרך אחרת, אך מומלץ לשמור הפרדה ברורה בין כספי הוועד לכספים פרטיים.

פותחים קבוצה, מגדירים את שנת הפעילות, מוסיפים בעלי תפקידים ומייבאים את רשימת ההורים. לאחר מכן יוצרים תקציב ראשון, דרישת תשלום או אירוע ומתחילים לעקוב.