לגבות כסף בלי להרגיש כמו גובי חובות
מערכת אחת שמרכזת את הגבייה, ההוצאות, הקבלות והתזכורות של ועד ההורים. פחות הודעות מביכות בקבוצת הוואטסאפ, פחות טבלאות אקסל ויותר סדר, שקיפות ושקט נפשי לכל ההורים.
- מעקב מדויק ובזמן אמת אחרי מי שילם ומי עדיין ממתין
- תזכורות אישיות, אוטומטיות ומכבדות להורים
- ריכוז תשלומים, הוצאות וקבלות ללא אקסלים מפוזרים
- ניהול קופות נפרדות לכיתה, לשכבה, לטיולים ולאירועים
- דוחות ברורים שמאפשרים להציג להורים תמונת מצב מלאה
סטטוס גבייה – תשפ"ו
תשלומים אחרונים
במקום לעבור ידנית על הודעות, העברות בנקאיות ורשימות הורים.
תמונת מצב ברורה של הכנסות, הוצאות, יתרות ותקציבים.
תזכורות אישיות ומכבדות במקום הודעות פומביות בקבוצת הכיתה.
כל פעולה מתועדת ומקושרת למשפחה, לקופה ולמטרת הגבייה.
איך עובד ניהול הכספים במערכת?
המערכת מלווה את ועד ההורים מהגדרת מטרת הגבייה ועד להצגת דוח מסכם, כך שכל המידע נשמר במקום אחד וניתן לאיתור בכל רגע.
מקימים את הכיתה או השכבה
מייבאים את רשימת המשפחות והתלמידים, משייכים כל תלמיד לכיתה ומגדירים מי הם חברי הוועד שמורשים לצפות או לעדכן את המידע. ניתן לנהל מספר כיתות, שכבות או מוסדות מאותו חשבון.
מגדירים מטרת גבייה
מגדירים את סכום הגבייה, מועד התשלום, הקופה שאליה משויך הכסף והסבר ברור להורים. אפשר לפתוח גבייה שנתית, תשלום לטיול, מתנה לצוות, מסיבת סיום או כל מטרה אחרת.
מתעדים את התשלומים
כל תשלום נרשם מול המשפחה הרלוונטית. ניתן לתעד העברה בנקאית, תשלום במזומן, ביט, פייבוקס או אמצעי תשלום אחר. כאשר קיים חיבור לאמצעי תשלום נתמך, סטטוס התשלום יכול להתעדכן אוטומטית.
שולחים תזכורות חכמות
במקום לפרסם בקבוצה מי עדיין לא שילם, שולחים הודעה אישית רק למשפחות הרלוונטיות. אפשר לבחור את נוסח ההודעה, מועד השליחה וערוץ התקשורת, ולשמור על שיח מכבד וענייני.
מתעדים הוצאות וקבלות
שילמתם למפעיל, קניתם ציוד או הזמנתם מתנה לצוות? מזינים את ההוצאה, מצרפים צילום קבלה ומשייכים אותה לתקציב המתאים. היתרה בקופה מתעדכנת מיד ואין צורך לבצע חישובים ידניים.
מפיקים דוח מסכם
בכל רגע ניתן להפיק דוח מסודר הכולל את סכומי הגבייה, ההוצאות, היתרה, מטרות התקציב והתנועות שבוצעו. כך קל לעדכן את ההורים ולבצע העברת תפקיד מסודרת לוועד הבא.
כל מה שוועד ההורים צריך במקום אחד
לא רק רשימת משלמים, אלא מערכת מלאה שמסייעת לנהל את כל מחזור החיים של הכסף הכיתתי בצורה מאורגנת, מקצועית ושקופה.
סוף לטבלאות אקסל כפולות
כל רשימות ההורים, מטרות הגבייה והתשלומים נמצאים במסד נתונים מרכזי. אין גרסאות שונות של אותה טבלה ואין צורך להצליב מידע ידנית.
קופות ותקציבים נפרדים
מנהלים בנפרד את קופת הכיתה, טיול שנתי, מסיבת סיום, מתנות לצוות או פעילויות שכבתיות, מבלי לערבב בין התקציבים.
הודעות ותזכורות אישיות
שולחים תזכורת רק למי שצריך, עם נוסח מותאם וקישור לתשלום, מבלי לחשוף את מצב התשלום של המשפחה בפני הורים אחרים.
שמירת קבלות ואסמכתאות
לכל תשלום או הוצאה ניתן לצרף קבלה, צילום מסך או אסמכתא, כך שהמסמכים נשמרים לצד הפעולה הרלוונטית וניתנים לאיתור.
הרשאות לחברי הוועד
מגדירים מי יכול לצפות, להזין הוצאות, לעדכן תשלומים או להפיק דוחות. כל חבר ועד מקבל גישה בהתאם לתפקידו.
היסטוריית פעולות מלאה
ניתן לראות מי עדכן תשלום, מי הוסיף הוצאה ומתי בוצע כל שינוי. התיעוד מסייע לשמור על אחריות ושקיפות לאורך השנה.
ההורים יודעים לאן הכסף הולך
במקום לחכות לסוף השנה כדי להבין מה נעשה בתקציב, אפשר לשתף את ההורים בדוח מסכם וברור. הדוח מציג את התמונה הכספית בלי לחשוף פרטים אישיים או את מצב התשלום של משפחות אחרות.
- פירוט הכנסות והוצאות לפי קטגוריות
- הצגת יתרה נוכחית מול התקציב המתוכנן
- הפקת דוח תקופתי או דוח סוף שנה
- העברת תפקיד מסודרת לוועד הבא
חשבונות משתמשים והרשאות גישה בהתאם לתפקיד.
כל משפחה מקבלת מידע הרלוונטי אליה בלבד.
שמירה מסודרת של נתונים, מסמכים והיסטוריית פעולות.
שליטה במי יכול לצפות, לערוך, לאשר ולייצא מידע.
מידע כספי ופרטי הורים דורשים אחריות
המערכת מתוכננת כך שרק משתמשים מורשים יוכלו לגשת למידע הרלוונטי. ניתן להגדיר הרשאות שונות לגזבר, ליושב ראש הוועד ולחברי ועד נוספים, ולשמור על הפרדה בין כיתות וקופות.
הורים אינם נחשפים לרשימת החייבים או לסטטוס התשלום של משפחות אחרות. תזכורות נשלחות באופן אישי, ודוחות משותפים יכולים להציג נתונים מצטברים בלבד.
מתאימה לכל סוגי הגבייה של ועד ההורים
פותחים מטרת גבייה חדשה, מגדירים סכום ומועד, ומשייכים אותה לקופה המתאימה בלי להקים בכל פעם טבלה חדשה.
דמי ועד שנתיים
גבייה מרכזית לפעילות השוטפת של הכיתה או השכבה.
טיולים ופעילויות
גבייה לפעילות מיוחדת, הסעה, סדנה או יום גיבוש.
מתנות לצוות
ניהול תקציב למתנות בחגים, בסוף שנה ובאירועים מיוחדים.
מסיבות ואירועים
גבייה למסיבת סיום, פורים, חנוכה ופעילויות חברתיות.
שאלות נפוצות
כל מה שחשוב לדעת לפני שמתחילים לנהל את הגבייה במערכת.
האם ההורים יכולים לראות מי עדיין לא שילם?
לא. מידע אישי על סטטוס תשלום מוצג רק למשתמשים שקיבלו הרשאה מתאימה. להורים ניתן להציג דוחות כספיים מצטברים ללא חשיפת שמות או מצב התשלום של משפחות אחרות.
האם אפשר לנהל מספר כיתות באותו חשבון?
כן. ניתן לנהל מספר כיתות, שכבות וקופות, תוך שמירה על הפרדה ברורה בין רשימות המשפחות, הגביות, ההוצאות והדוחות.
איך מתעדים תשלום שבוצע בביט או בהעברה בנקאית?
ניתן לסמן את המשפחה כמשלמת, לבחור את אמצעי התשלום ולצרף אסמכתא. כאשר קיים חיבור פעיל לאמצעי תשלום נתמך, ניתן לבצע גם התאמה ועדכון אוטומטיים.
האם אפשר לרשום תשלום חלקי או פטור?
כן. ניתן להגדיר תשלום מלא, תשלום חלקי, פטור, זיכוי או הסדר מיוחד, ולהוסיף הערה פנימית שתהיה גלויה רק למורשים.
מה קורה כאשר מתחלף ועד ההורים?
ניתן להפיק דוח מסכם, לשמור את היסטוריית הפעולות ולהעביר הרשאות לחברי הוועד החדשים. כך נשמר רצף ניהולי מסודר משנה לשנה.
הגיע הזמן להפסיק לרדוף אחרי תשלומים
פתחו כיתה, הגדירו גבייה וקבלו תמונת מצב ברורה כבר מהיום הראשון. המערכת תעזור לכם לנהל את הכסף בצורה פשוטה, מכבדת ושקופה.