מבלגן לסדר בשלושה שלבים פשוטים
המערכת תוכננה כך שגם חברי ועד שאין להם רקע טכנולוגי יוכלו להטמיע אותה ולהתחיל לעבוד בתוך דקות ספורות. הנה התהליך המלא משלב ההרשמה ועד לפעילות שוטפת.
הקמת הענן של בית הספר / הכיתה
תהליך ההקמה לוקח כ-5 דקות. מגדירים את שם בית הספר, בוחרים אם מדובר בועד כיתתי, שכבתי או מוסדי, ומגדירים את הרשאות המנהלים (יו"ר הועד, גזבר, חברי ועד).
לאחר מכן, מייבאים את רשימת התלמידים. אפשר לעשות זאת על ידי העלאת קובץ אקסל פשוט, או על ידי שליחת "קישור הצטרפות" להורי הכיתה בקבוצת הוואטסאפ, דרכו הם ממלאים את פרטיהם בעצמם.
קביעת יעדי גבייה ותכנון שנתי
בתחילת השנה, הגזבר מגדיר את סכום דמי הועד השנתיים במערכת (למשל, 250 ₪ לתלמיד). המערכת מייצרת אוטומטית חיובי תשלום לכל תלמיד בכיתה.
במקביל, ניתן להתחיל לפתוח "אירועים" עתידיים בלוח השנה - כמו מסיבת חנוכה או טיול שנתי, ולהקצות להם חלק מהתקציב המשוער. התכנון מראש מאפשר שקיפות מלאה מול ההורים כבר מאסיפת ההורים הראשונה.
עבודה שוטפת וניהול קהילה
מכאן, המערכת עובדת בשבילכם. אתם נכנסים מדי פעם לעדכן סטטוס תשלומים, לשלוח תזכורות להורים (בלחיצת כפתור), ולנהל אירועים ספציפיים.
כשיש אירוע מתקרב, אתם פותחים במערכת טופס בקשת מתנדבים ושולחים להורים. כשצריך לשלוח דוח מצב תקציבי (רבעוני למשל), המערכת מפיקה אותו עבורכם בשנייה.