מבלגן לסדר בשלושה שלבים פשוטים
המערכת נבנתה במיוחד עבור ועדי הורים, גזברים ונציגי כיתות שרוצים לנהל גבייה, תקציבים, אירועים ותקשורת עם ההורים במקום אחד. אין צורך בידע טכנולוגי, בהתקנות מורכבות או בהדרכות ארוכות — בתוך דקות אפשר להקים את סביבת העבודה ולהתחיל לנהל את פעילות הוועד בצורה מסודרת, שקופה ונוחה.
הקמת סביבת העבודה של בית הספר או הכיתה
כ-5 דקותמתחילים בהגדרה קצרה של סביבת העבודה: מזינים את שם בית הספר, השכבה והכיתה, ובוחרים אם מדובר בוועד כיתתי, ועד שכבתי, ועד מוסדי או פעילות משותפת של כמה כיתות.
לאחר מכן מגדירים את בעלי התפקידים ואת רמת ההרשאה של כל אחד: יו"ר הוועד, גזבר, חברי ועד, רכזי אירועים או משתמשים בעלי הרשאת צפייה בלבד. כך כל משתמש רואה בדיוק את המידע והפעולות הרלוונטיים עבורו.
ייבוא רשימת תלמידים
ניתן להעלות קובץ Excel קיים עם שמות התלמידים ופרטי ההורים. המערכת תקלוט את הנתונים ותקים את הרשומות באופן אוטומטי.
הצטרפות עצמאית של ההורים
אפשר לשלוח בקבוצת הוואטסאפ קישור הצטרפות אישי. כל הורה ממלא את פרטיו, בוחר את הילד או הכיתה ומצטרף למערכת.
לא חייבים להזין את כל המידע ביום הראשון
אפשר להתחיל עם רשימה בסיסית, להזמין את חברי הוועד ולהשלים בהמשך פרטי קשר, הרשאות, תלמידים וקבוצות נוספות.
קביעת יעדי גבייה ובניית התוכנית השנתית
תכנון ושקיפותבתחילת שנת הלימודים הגזבר מגדיר את סכום דמי הוועד השנתיים, לדוגמה 250 ₪ לכל תלמיד. המערכת יוצרת חיוב מסודר לכל משפחה ומציגה תמונת מצב ברורה של יעד הגבייה, הסכום שהתקבל והיתרה שנותרה.
ניתן לקבוע תאריך יעד לתשלום, לאפשר תשלום מלא או חלוקה לתשלומים, להגדיר הנחות או פטורים במידת הצורך ולעקוב אחר כל תשלום בלי לנהל רשימות ידניות, הודעות מפוזרות או טבלאות שמתעדכנות בכמה גרסאות.
הגדרת יעד גבייה
סכום לכל תלמיד, מועדי תשלום, חלוקה לתשלומים ומעקב אחר יתרות.
תכנון אירועים
מסיבות, טיולים, מתנות, פעילויות כיתתיות ויוזמות לאורך השנה.
חלוקת תקציב
הקצאת תקציב משוער לכל פעילות ובקרה מול ההוצאה בפועל.
במקביל לגבייה, אפשר לבנות את תוכנית העבודה השנתית. פותחים אירועים עתידיים כמו מסיבת חנוכה, יום המשפחה, מתנות לצוות, טיול שנתי או מסיבת סיום, ומקצים לכל פעילות תקציב משוער, אחראים ומשימות לביצוע.
מתחילים את השנה עם תמונה תקציבית ברורה
כבר באסיפת ההורים הראשונה אפשר להציג מהו סכום הגבייה, כיצד מתוכנן התקציב, אילו פעילויות צפויות וכמה כסף מיועד לכל תחום — לפני שההוצאות מתחילות להצטבר.
ניהול שוטף של הגבייה, האירועים והקהילה
הכל במקום אחדלאחר שלב ההקמה והתכנון, המערכת הופכת למרכז הניהול השוטף של הוועד. במקום לבדוק שוב ושוב קבצי Excel, לעבור על התכתבויות בוואטסאפ ולחפש קבלות ישנות, כל המידע נשמר ומוצג במערכת אחת.
חברי הוועד יכולים לראות בכל רגע מי שילם, אילו תשלומים עדיין חסרים, מה היתרה הזמינה, אילו אירועים מתקרבים ומהן המשימות שעדיין ממתינות לביצוע.
שליחת תזכורות תשלום
מסננים את המשפחות שטרם שילמו ושולחים להן תזכורת מסודרת בלחיצת כפתור, בלי לחשוף מידע של הורים אחרים.
גיוס מתנדבים וחלוקת משימות
פותחים טופס הרשמה לאירוע, מגדירים אילו עזרות נדרשות ומאפשרים להורים לבחור משימה, שעה או פריט שהם יכולים להביא.
תיעוד הוצאות וקבלות
מזינים כל הוצאה, משייכים אותה לאירוע או לסעיף תקציבי ומצרפים צילום קבלה כדי לשמור תיעוד מלא ונגיש.
הפקת דוחות ועדכונים להורים
מפיקים דוח חודשי, רבעוני או שנתי הכולל גבייה, הוצאות, יתרות וחלוקת תקציב, ומציגים להורים תמונת מצב ברורה.
וגם בסוף השנה הכול נשאר מסודר
ניתן להעביר לוועד הבא את יתרת התקציב, היסטוריית הגבייה, ההוצאות, הקבלות, ההחלטות, רשימות הספקים והאירועים הקודמים. הוועד החדש ממשיך מאותה נקודה, בלי להתחיל מחדש ובלי לאבד מידע חשוב.
מוכנים להפוך את ניהול הוועד לפשוט יותר?
הקימו את סביבת העבודה של הכיתה, הזמינו את חברי הוועד והתחילו לנהל גבייה, תקציבים ואירועים בצורה מסודרת כבר היום.